Kollaborations-Tools in der Öffentlichen Verwaltung

Nachdem in den letzten Jahren in der Verwaltungsinformatik die elektronische Unterstützung bzw. Abbildung (und sogar Teil-Automatisierung) von Prozessen im Vordergrund standen, gerät – nicht nur durch das Thema E-Government und den Einsatz von Web 2.0-Technologien – auch die Unterstützung der verwaltungsinternen Zusammenarbeit von Teams sowie mit Bürgern und Vertretern der Wirtschaft zunehmend in den Fokus. Sprich: Das Thema Kollaboration sowie Tools zur elektronischen Unterstützung der Zusammenarbeit von Teams oder das Zusammenwirken mit „Verwaltungsexternen“ werden auch in der Öffentlichen Verwaltungen immer umfassender eingesetzt.

Die publicplan GmbH, eine Beteiligungsgesellschaft der cosinex, befasst sich seit Jahren mit aktuellen Trends im Bereich E-Government und hier insbesondere mit Web 2.0-Technologien.

Nachdem sich die Werkzeuge für eine zeitlich versetzte („asynchrone“) Zusammenarbeit wie etwa über Wiki-Technologien zunehmend etablieren, steigt auch die Nachfrage nach softwaregestützten Werkzeugen für eine Unterstützung der Zusammenarbeit und insbesondere der Kommunikation in „real time“. Dabei gilt es auch hier die spezifischen Anforderungen der Öffentlichen Hand angemessen zu berücksichtigen. Ein Gastbeitrag von Philip Stanehl, u.a. zuständiger Produktberater bei der publicplan für diesen Bereich, gibt einen Überblick über die Anforderungen und Erfahrungen zum Einsatz solcher Werkzeuge im öffentlichen Umfeld. 

Kollaborations-Tools für die Öffentlichen Verwaltungen

Unter Kollaborations-Tools werden allgemein Softwarelösungen verstanden, die eine zeit- und/oder ortsunabhängige Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen bzw. Teams ermöglichen. Viele Unternehmen arbeiten bereits mit entsprechenden Softwarelösungen und auch in der Öffentlichen Hand werden deren Bedeutung und Potential zunehmend erkannt.

Denn zum einen kann damit die interne, zum anderen aber auch die behördenübergreifende Kommunikation einfacher und effizienter gestaltet werden: So können Reisekosten und Aufwand bei behördenübergreifenden Veranstaltungen oder interkommunalen Projektsitzungen deutlich reduziert oder Meetings ganz einfach aufgezeichnet und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgerufen werden. Mit Hilfe leicht bedienbarer Rechtesysteme wird ein individueller Zugriff auf Funktionen und Inhalte gesteuert. Die Einsatzmöglichkeiten solcher Systeme sind gerade für die Öffentliche Hand vielfältig.

Die publicplan GmbH ist ein Unternehmen der cosinex Gruppe und befasst sich mit komplexen Individualentwicklungen und Beratungsangeboten im Umfeld der Öffentlichen Hand. Für viele Kommunal- sowie Landesbehörden wurden bereits anspruchsvolle E-Government-Vorhaben realisiert.

Bereits seit einigen Jahren verfolgen wir den Markt für Kollaborations-Lösungen, die eine Zusammenarbeit von Teams und Kommunikation auch in Echtzeit erlauben. Nachdem uns eine Reihe von Kunden auf solche Kollaborations-Lösungen angesprochen haben, haben wir uns intensiv mit den am Markt gängigen Kollaborationslösungen befasst. Die Ergebnisse haben wir mit unseren Erfahrungen aus diversen E-Government-Projekten und den besonderen Anforderungen der Öffentlichen Hand abgeglichen und versucht, eine erste Vorauswahl für aus unserer Sicht besonders geeignete Lösungen zu treffen.

Auswahl der richtigen Kollaborations-Lösung im Öffentlichen Umfeld

Eine der von uns – nach eingehender Prüfung des Marktes – präferierten Lösungen ist Adobe Connect des bekannten Herstellers Adobe Systems, die sich auch bereits international in vielen E-Government-Projekten bewährt hat. Die Gründe hierfür waren insbesondere:

  • Geringe technische Anforderungen für die Nutzung (vollständig webbasiert),
  • benötigt wird lediglich ein aktueller Internet-Browser mit Adobe „Flash“ (Plugin),
  • Unterstützung aller gängigen Betriebssysteme,
  • zusätzlich verfügbares Angebot an Apps für div. mobile Endgeräte und Systeme.

Der aus Sicht der Öffentlichen Hand – insbesondere in sicherheitskritischen Umfeldern – wichtigste Vorteil ggü. den meisten anderen marktgängigen Lösungen ist jedoch der, dass die Lösung nicht nur als Cloud-Modell genutzt werden kann, sondern auch im Rahmen eines Eigenbetriebs durch die eigene IT-Abteilung bzw. den öffentlichen IT-Dienstleister betrieben und angeboten werden kann. So läuft beispielsweise Adobe Connect im Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf einer virtuellen Maschine, die ein IT-Dienstleister dort intern betreibt. Die Lösung kann damit auch in sicheren Netzen wie dem DOI (Deutschland Online Infrastruktur) oder anderen Verwaltungsnetzen sowie im Intranet betrieben werden. Nicht nur seit PRISM & Co. ein bedeutender Vorteil, sondern gerade im Umfeld der Öffentlichen Hand zum Teil Voraussetzung für den Einsatz einer entsprechenden Lösung.

Auch der Einsatz beim U.S. Department of Defense ist insoweit für ein Tool sicherlich beispielhaft, viele weitere Referenzen in Europa wie z.B. bei der französischen Kriminalpolizei zeigen, wie tauglich sich der Einsatz der Lösung auch für ein sicherheitskritisches Umfeld gestalten kann.

Als webbasiertes und multimediales Kommunikations- und Kollaborationssystem fokussiert sich Adobe Connect nicht nur auf Webkonferenzen. Adobe Connect ist eine Lösung, die Kollaboration in Echtzeit ermöglicht und dank einer breit gefächerten und erweiterbaren Funktionspalette in verschiedenen Szenarien Anwendung finden kann, so zum Beispiel – neben der klassischen „Kollaboration“ auch in den Bereichen Partizipation, Telearbeit und Weiterbildung.

Die Oberfläche der Software besteht aus einem Adobe Connect Raum, der mittels sogenannter „Pods“ eingerichtet wird. Hierbei handelt es sich um Fenster, deren Größe und Anordnung frei wählbar ist und die sich in ihrer Funktionalität unterscheiden. So sind beispielsweise standardmäßig Pods zur visuellen Übertragung von Bildern aus Webcams, das Teilen des eigenen Bildschirms, die Erstellung von Umfragen oder Benutzung eines Chats integriert. Vor allem der sog. „Screen-Sharing Pod“ ist ein wesentlicher Bestandteil, da hier Medien wie zum Beispiel Grafiken, Videos oder Präsentationen geteilt werden können.

Kollaboration

Nach unserer Analyse ist die Erweiterbarkeit von Adobe Connect beispielhaft, da eigene maßgeschneiderte Pods abhängig vom konkreten Anwendungsfall und den Anforderungen des jeweiligen Kunden implementiert werden können. Zudem können Dateien und Dokumente im virtuellen Raum abgelegt werden. Das dahinterliegende Benutzerrechte-System ist leicht bedienbar, intuitiv und steuert individuell den Zugriff auf Funktionen und Inhalte. Die flexible Gestaltung eines Raumes macht Adobe Connect zu einem anpassungsfähigen Werkzeug im Bereich Kommunikation und Kollaboration.

Während bei Webkonferenzen die Übertragung von Bild und Ton im Vordergrund steht, spielen im Bereich Weiterbildung zusätzlich Schulungsmaterialien wie etwa Präsentationen oder andere Medien eine bedeutende Rolle. Hierfür ermöglicht Adobe Connect das Anlegen von Raum-Vorlagen, die per Mausklick aktiviert werden können und so automatisch die Anordnung der Pods nach den Bedürfnissen des jeweiligen Szenarios anpassen.

Die so erstellten Räume haben nach dem Verlassen aller Teilnehmer weiterhin Bestand und sind, sofern gewünscht, auch weiterhin zugänglich. Dies ist besonders nützlich, um abgeschlossene Sitzungen zu speichern und dauerhaft abrufbar zu machen.

Einsatzmöglichkeiten von Adobe Connect

Hierbei kann Adobe Connect vielfältig in Öffentlichen Verwaltungen eingesetzt werden: bei der Kollaboration über verschiedene Standorte, mit Außendienstmitarbeitern oder Kollegen, bei behördenübergreifenden Veranstaltungen oder interkommunalen Meetings; Zeit- und Kostenersparnis inklusive.

Im Bereich der (E-)Partizipation ermöglicht es Adobe Connect den Öffentlichen Verwaltungen sowie im politischen Umfeld auf Basis eines transparenten und kostengünstigen Preismodells ein großes Publikum überall, jederzeit und auf praktisch jedem Endgerät zu erreichen. Öffentlich zugängliche Adobe Connect Räume eignen sich nicht nur für kurzfristig einberufene Pressekonferenzen, sondern ebenso für Events zur Bürgerbeteiligung. Spezifische Veranstaltungs- und Registrierungsseiten sowie Mailings zur Bewerbung von u.U. auch hybriden Events können leicht erstellt werden. Dank der integrierten Auswertungsmöglichkeiten lässt sich sogar der Erfolg von Kampagnen und Veranstaltungen messen und visualisieren.

Einer der Bereiche, in denen Adobe Connect seine ganzen Stärken ausspielen kann, liegt im Bereich der internen (aber ggf. auch externen) Weiterbildung. Die Nutzung oder Erstellung von Trainingseinheiten kann direkt von einem mobilen Gerät aus realisiert werden. Virtuelle Klassenzimmer sind ebenfalls von mobilen Geräten sowie über einen Instant Desktop-Zugang ohne Client-Downloads erreichbar. Vorlagen zur Unterstützung der gesamten Organisation und Erinnerungsfunktionen stehen bereit, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen Teilnehmer auch erreichen.

Die richtige Kollaborations-Lösung im Öffentlichen Umfeld

Diese und viele weitere Vorteile von Adobe Connect haben uns bewogen, die Lösung auch der Öffentlichen Hand in Deutschland mit unserer spezifischen Expertise und unseren Erfahrungen aus vielen E-Government-Projekten anzubieten.

Inzwischen unterstützen wir als offizieller „Adobe Connect Competence Center Network Partner“ die Öffentliche Hand sowie Einrichtungen des öffentlichen und halböffentlichen Sektors und der Kultur- und Kreativwirtschaft rund um das Thema „Kollaboration“ insbesondere auf Basis von „Adobe Connect“.

Sprechen Sie uns an per E-Mail (adobeconnect@publicplan.de) oder telefonisch (0211/98594702).

Weitere Informationen zur publicplan und Adobe Connect finden Sie hier.

Berliner Anwenderforum E-Government am 19. und 20. Februar 2014 im Bundespresseamt

Bereits seit 20 Jahren treffen sich alljährlich im Februar E-Government-Experten aus Bund, Ländern und Kommunen, um aktuelle Fragen zu diskutieren. Damit gehört das Berliner Anwenderforum zu einer der ältesten E-Government-Veranstaltungen und hat sich bundesweit zu einer der bedeutendsten Branchen-Plattformen für alle Fragen des IT-Einsatzes und der Verwaltungsreform etabliert. Sie interessieren sich besonders für das Thema Kollaborationssoftware? Über die Lösung Adobe Connect informieren wir Sie zusätzlich am 19.02.2014 um 13:30 mit unserem Vortrag „Adobe Connect in der öffentlichen Verwaltung“ auf dem Marktforum 1. Damit nicht nur die Besucher vor Ort von unserem Vortrag profitieren können, übertragen wir das Event live als Webcast.

Autor

Philipp Stanehl

Phillip Stanehl ist Berater bei der publicplan GmbH

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