XVergabe: Fortschritte auch bei Vergabeunterlagen

Ziel der XVergabe ist die Definition von Schnittstellen-Standards, um die        XVergabeInteroperabilität zwischen E-Vergabesystemen in Deutschland zu erhöhen. Hintergrund war und ist einerseits die Vielfalt der Vergabeplattformen und anderseits die daraus entstandene Schwierigkeit für Bieter, sich mit den unterschiedlichen Vergabeplattformen und deren Technologien – insbesondere im Hinblick auf die elektronische Angebotsabgabe – auseinanderzusetzen.

Von vielen Kunden hören wir, dass die Anzahl der Angebote unabhängig von der E-Vergabe auch im postalischen Verfahren in den letzten Jahren tendenziell rückläufig ist – vielleicht auch ein verspäteter Effekt des Konjunkturpaketes II. Jedenfalls führt die so entstandene Heterogenität nicht dazu, dass die Beteiligung an Vergabeverfahren für Unternehmen einfacher oder attraktiver wird.

Rückblick XVergabe

Vieles wurde in den letzten Jahren erreicht: Für den Austausch von Bekanntmachungen zwischen E-Vergabeplattformen konnte eine Spezifikation auf Basis der EU-Vorgaben erarbeitet werden. Darüber hinaus liegen praxistaugliche Spezifikationen der Schnittstellen zwischen E-Vergabeplattformen und sog. Mulitplattformbieterclients (MPBC´s) vor, also Lösungen, mit denen auf unterschiedlichen Vergabeplattformen elektronische Angebote abgegeben werden können. Erste Prototypen und Anwendungen laufen bereits bzw. befinden sich in der Produktivsetzung.

Aber auch nach einer breiteren Einführung dieser Schnittstellen und Bieterclients bleibt das Problem, dass Bieter insbesondere im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen (außer Bauleistungen) für die Erstellung ihrer Angebote nicht nur auf gängige Software wie Office-Programmen oder AVA-Tools zurückgreifen müssen, sondern immer häufiger auch auf proprietäre Werkzeuge der E-Vergabeanbieter selbst, insbesondere für die Bearbeitung der Leistungsverzeichnisse (außer GAEB) und Formulare. Der so erhoffte Mehrwert, die Anzahl erforderlicher Software für eine Angebotsabgabe zu verringern, verpufft dabei schnell.

Dieses Problem ist bereits seit Längerem auch in den XVergabe-Arbeitskreisen bekannt. Der hiermit wohl anspruchsvollste Teil der XVergabe, einen XML-basierten Standard für Vergabeunterlagen zu schaffen, steht noch aus.

XVergabe-Standard für Vergabeunterlagen

Nun aber liegt ein erster Vorschlag für ein technisches Framework vor, auf dessen Grundlage Formulare definiert werden können, insbesondere im Hinblick darauf, welche Formularfelder durch die Vergabestellen und welche durch die Bieter ausgefüllt werden dürfen.

Laut einem Bericht des BehördenSpiegels besteht auch beim Bundesbauministerium starkes Interesse an einem solchen Ansatz. Klar ist, dass hiermit die Formularvorlagen jedenfalls leichter erstellt und verbreitet aber letztlich auch Angaben der Bieter in den ausgefüllten Formularen selbst einfacher ausgewertet werden können. Größter Vorteil wäre es aber, dass ein solcher Standard für Vergabeunterlagen auch in den MPBC´s so berücksichtigt werden könnte, dass diese auch die Bearbeitung formularbasierter Vergabeunterlagen (und zwar hersteller- und vergabeplattformunabhängig) unterstützen können.

Vorgesehen ist nun, dass im Laufe des kommenden Jahres erste Formulare auf Basis des neuen XML-Standards nutzbar gemacht werden. Zukünftig werden Formular-Dateien somit nicht mehr in proprietären Formaten ausgetauscht, sondern in standardisierten und weiterverarbeitbaren XML-Daten, so wie dies heute bereits bei den Leistungsverzeichnissen im Baubereich bei Einsatz des GAEB-XML Formats der Fall ist.

Im nächsten Schritt soll in einem Proof of Concept geklärt werden, ob der aktuell ausgewählte Ansatz den Anforderungen der Praxis an ein modernes Formularmanagement im Bereich des öffentlichen Auftragswesens genügt.

Weitere Informationen:

Die Beiträge im cosinex Blog zur XVergabe finden Sie hier.

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