Vergabemanagementsysteme können „leichtgewichtig“ sein

Heute sollte es schon fast eine Selbstverständlichkeit sein, dass Vergabemanagementsysteme vergaberechtskonform und revisionssicher Vergabeverfahren unterstützen und in einer elektronischen Vergabeakte dokumentieren. Sind diese aber auch „leichtgewichtig“ nutzbar? In diesem Artikel möchte ich auf die Bereitstellung eines Vergabemanagementsystems (VMS) in der Cloud eingehen und erläutern, welche Vorteile sich für die Vergabestellen aus der Nutzung eines Cloud-Dienstes ergeben.

cosinex Vergabemanagementsystem

Das cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) ist eine Softwarelösung zur Unterstützung der vergabestelleninternen Dokumentation eines Vergabeverfahrens (elektronische Vergabeakte) sowie zur Abwicklung der internen Prozesse (z.B. Genehmigungsprozesse). Es ergänzt E-Vergabeplattformen wie die Software „Vergabemarktplatz“ um ein Modul zur Unterstützung vergabestelleninterner Prozesse, es strukturiert und begleitet darüber hinaus das gemeinsame Arbeiten an Vergabeverfahren, von der Bedarfsermittlung bis hin zur Zuschlagserteilung. Es leitet die Nutzer abhängig von Vergabe- und Vertragsordnung, Verfahrensart und ausgewähltem Vergabehandbuch intuitiv durch die jeweiligen Vergabeprozesse.VMS Cloud Startseite Vergabeakte

Realisiert als vollständig webbasierte Software ist für die Nutzung des VMS lediglich ein aktueller Internet-Browser erforderlich. Gleichwohl muss das System betriebsseitig einmalig auf einem Server installiert und (im Regelfall) im Intranet der Behörde bereitgestellt werden. Viele kleine und mittlere Organisationen scheuen jedoch den Aufbau und Betrieb einer eigenen Installation auf einem eigenen Server, für den natürlich auch ausreichende Backup-Mechanismen und ein erforderliches Maß an Verfügbarkeit sichergestellt werden muss.

In diesem Zusammenhang möchte ich ein „Betriebsmodell“ vorstellen, das in vielen Bereichen zunehmend an Bedeutung gewinnt: die Bereitstellung einer Software als Cloud-Dienst.

Cloud-Dienste

Cloud-Computing ist heutzutage in nahezu allen Bereichen anerkannt und eine der wichtigsten Zukunftstechnologien, die auch an der Öffentlichen Verwaltung nicht vorbeigeht. Innerhalb des Öffentlichen Sektors versprechen Cloud-Technologien bereits heute ein hohes Potential für E-Government.

Eine Art unter den vielen Cloud-Diensten ist das Modell „Software-as-a-Service (SaaS)“. Hierbei werden Softwarelösungen den Endnutzern über Internet-Browser oder spezielle Apps für mobile Endgeräte von Herstellern bzw. Anbietern bereitgestellt. Die Installation der Software auf dem eigenen PC entfällt dabei. Eine Lizensierung der Software ist ebenso nicht notwendig. Vielmehr wird für die Bereitstellung und den externen Betrieb lediglich eine nutzungsabhängige Gebühr fällig. Somit können die Anbieter noch einfacher auf die Kunden individuell zugeschnittene Angebote erstellen, die dem jeweiligen Nutzungsverhalten oder der Größe der Organisation entsprechen.

Anforderungen an das Vergabemanagementsystem in der Cloud

Die Besonderheit der cosinex VMS Cloud Editionen bestehen wie bei vielen anderen Cloud-Diensten darin, dass die Vergabestelle zur Nutzung nur noch einen aktuellen Internet-Browser sowie eine Zugriffsmöglichkeit auf das Internet benötigt. Weder muss auf den Computern der Mitarbeiter Software installiert werden noch ist der Betrieb eines eigenen Servers erforderlich. Statt also Software zu kaufen und sich selbst um den sicheren Betrieb zu kümmern, kann nach Einrichtung des eigenen Mandanten sofort losgelegt werden.

Mandantenfähigkeit ist ein wichtiges Stichwort bezüglich der Anforderungen an das VMS in der Cloud. Durch dieses Architekturmodel können den Behörden trotz zentralem Betrieb der Software abgeschottete Bereiche zur Verfügung gestellt werden, mit denen die vollständige Datenhoheit gewährleistet wird. Somit können Benutzer, Benutzergruppen,  Bewerber, Vorlagen, usw. vergabestellenindividuell eingerichtet und verwaltet werden. So können z.B. mandantenindividuelle Konfigurationen vorgenommen werden, die das System ausschließlich für eine Vergabestelle entsprechend ihrer Anforderungen ausprägen. Dies erfolgt ohne Auswirkungen auf andere Mandanten und ohne, dass die Software selbst angepasst werden muss.

Die „Grenzen der Cloud“ ergeben sich da, wo das Vergabemanagementsystem über die Konfiguration hinaus an die individuellen Anforderungen der Vergabestelle angepasst oder Schnittstellen z.B. zu ERP-Systemen realisiert werden sollen. Aus diesem Grund wird insbesondere für größere Vergabestellen das VMS weiterhin in einer sog. Enterprise Edition als klassisches Lizenzmodell zur Verfügung gestellt.

Schnittstellen zu unterschiedliche E-Vergabeplattformen verfügbar

Durch die modulare und schnittstellenoffene Architektur der Lösungen von cosinex kann auch in der VMS Cloud Edition je Vergabestelle eine E-Vergabeplattform bzw. ein Vergabemarktplatz und damit diverse Veröffentlichungsorgane angeschlossen werden. Jede Vergabestelle entscheidet individuell, welche Vergabeplattform Sie nutzen möchte.

Fazit

Die richtigen Architekturentscheidungen für die Software von Beginn an ermöglichten die Bereitstellung des VMS auch als sicheren Cloud-Dienst. Durch die unterschiedlichen Editionen, die mandantenindividuelle Konfigurierbarkeit und die Auswahlmöglichkeiten aus diversen E-Vergabeplattformen kann für jede Vergabestelle die richtige Lösung bereitgestellt werden: neben klassischen Lizenzlösungen eben auch leichtgewichtige und individuelle Angebote für die Nutzung eines vollwertigen Vergabemanagementsystems (z.B. für kleinere Kommunen), das den Namen „Cloud Edition“ verdient hat.

Überblick VMS EditionenUnsere Produktberatung (vertrieb@cosinex.de) hält ein Informationspaket mit weiteren Informationen zu den VMS Cloud Editionen sowie einem Whitepaper zu unseren Cloud Angeboten für Sie bereit.

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