Aktuelles zur XVergabe

XVergabeDie aktuellen Diskussionen zur E-Vergabe sind spannend wie seit vielen Jahren nicht mehr. Drei Themen treiben derzeit besonders viele E-Vergabe-Nutzer, Interessenten und Anbieter von E-Vergabelösungen um: 1. Die Pflicht zur E-Vergabe ab 2016, 2. das Thema XVergabe und 3. die Frage, ob und in welchem Umfang Bewerber an den Kosten der E-Vergabe beteiligt werden dürfen.

Nachdem wir uns im cosinex Blog kürzlich mit dem Thema der Pflicht zur E-Vergabe und dem aktuellen Stand der EU-Richtlinien auseinandergesetzt haben, möchte ich in diesem Beitrag nun einen Überblick zum Thema XVergabe verschaffen. In Gesprächen mit Kunden und Interessenten merken wir, dass es zu der Frage was XVergabe ist bzw. leistet, noch viele Missverständnisse gibt.

XVergabe als XÖV Standard

Bereits seit vielen Jahren gibt es in Deutschland eine Reihe von Standardisierungsbemühungen für eine medienbruchfreie Datenübergabe zwischen verschiedenen Systemen im E-Government, u. a. im Hinblick auf einzelne Fachverfahren und Anwendungen. Die Anbieter von Softwarelösungen sollen sich auf feste Standards und einheitliche Schnittstellen einigen, so dass möglichst ohne Aufwand unterschiedliche Systeme miteinander verbunden werden können. Dies ist auch insbesondere dann erforderlich, wenn die Datenübergabe nicht zwischen Systemen innerhalb einer Verwaltung bzw. Organisation, sondern verwaltungsübergreifend oder zwischen Verwaltung und Bürgern bzw. Unternehmen erfolgt.

Der Ursprung für die sog. XÖV-Standards ist OSCI. OSCI ist ein Protokollstandard, mit dem unabhängig von einzelnen Fachverfahren die rechtssichere und verbindliche Übertragung gewährleistet wird. Nachdem mit OSCI ein Standard für den Transport von Daten geschaffen wurde, entstanden weitere XML-basierte Standards für einzelne Fachverfahren. Sie ermöglichen neben dem Transport (OSCI) auch die einheitliche Beschreibung fachverfahrensspezifischer Datenstrukturen und damit die automatisierte Weiterverarbeitung der übermittelten Informationen: von XMeld (dem Standard für den Datenaustausch von Meldedaten) bis hin zur XWaffe (einem wichtigen Baustein zum Aufbau des neuen nationalen Waffenregisters). Während OSCI beschreibt, wie Daten übermittelt werden, definieren die XÖV-Standards wie XMeld, wie z.B. ein Meldedatensatz aussieht, damit dieser von den unterschiedlichen Softwarelösungen im Bereich Meldewesen einheitlich interpretiert und ggf. automatisiert verarbeitbar ist. XVergabe wiederum ist der Standard für den Austausch vergaberelevanter Daten. Damit ist allerdings noch nicht die Frage beantwortet, zwischen welchen Systemen überhaupt Kommunikation stattfindet und welche Daten nach XVergabe strukturiert übermittelt werden sollen.

Anwendung des Standards

In welchen Fällen der Standard zum Einsatz kommt, wird verständlicher, wenn man die einzelnen Softwarelösungen bzw. Module näher betrachtet, die nach den wohl führenden „Architekturmodellen“ aktuell in der E-Vergabe eingesetzt werden:

Modul 1) E-Vergabeplattformen

Sog. E-Vergabeplattformen oder Vergabemarktplätze unterstützen die Kommunikation zwischen den Vergabestellen und den Bewerbern: von der elektronischen Veröffentlichung und Weiterleitung der Bekanntmachung an weitere Submissionsdienste oder Veröffentlichungsplattformen über die Bereitstellung der Vergabeunterlagen und der Bieterkommunikation bis hin zur Abgabe elektronischer Angebote.

Modul 2) Bietertools

Bietertools oder Bieterclients werden meist von den E-Vergabeplattformen bereitgestellt und unterstützen die Bieter bei der Abgabe von Angeboten in elektronischer Form und meist auch bei dem Einsatz der elektronischen Signatur für die digitale Unterschrift der Angebote.

Modul 3) Vergabemanagementsysteme

Ergänzend zu einer E-Vergabeplattform setzen zunehmend mehr Vergabestellen auf den Einsatz von Vergabemanagementsystemen. Diese unterstützen die internen Prozesse innerhalb einer Vergabestelle sowie die Dokumentation von Vergabeverfahren und das Führen elektronischer Vergabeakten.

 

Während eine Vergabestelle im Regelfall auch nur eine E-Vergabeplattform (oder ergänzend noch ein Vergabemanagementsystem) nutzt, müssen vor allem überregional tätige Bewerber sich mit gleich mehreren E-Vergabeplattformen und damit auch Bietertools auseinandersetzen.

Darin wird einer der Hauptgründe dafür gesehen, dass die Quote elektronisch eingegangener Angebote zum Teil immer noch verbesserungsfähig ist.

Was leistet die XVergabe

Eines der Hauptziele der XVergabe ist die Definition einer einheitlichen Schnittstelle zwischen E-Vergabeplattformen und Bietertools. Dank dieser soll es zukünftig möglich sein, mit nur einem Bietertool auf allen wichtigen E-Vergabeplattformen Angebote abgeben zu können. Solche Bietertools werden im Kontext der XVergabe als Multiplattform-Bieterclients (sog. MPBC´s) bezeichnet.

Die Spezifikation der Schnittstelle ist inzwischen abgeschlossen und auf Seiten der Vergabeplattformen wohl auch von wesentlichen Anbietern umgesetzt bzw. befindet sich im Abschluss. Mit einem breiteren produktiven Einsatz der ersten Schnittstellen kann sicher in den kommenden zwölf Monaten gerechnet werden. Aus unserer Sicht sollten sich alle Marktteilnehmer heute bereits darauf einstellen, denn spätestens mit der  Umsetzung der kommenden EU-Richtlinien wird die Abgabe elektronischer Angebote zur Pflicht.

Ausblick

Auch wenn Ende diesen oder Anfang kommenden Jahres die XVergabe mit einem breiteren Einsatz auch in der Praxis ankommt, bleibt immer noch eine Reihe von Herausforderungen zu lösen. So bietet die XVergabe bislang nur einen Rahmen für die Abgabe eines Angebotes und die sog. „Metadaten“ zum Angebot, allerdings noch keine Vorgaben für die Formulare oder gar das Leistungsverzeichnis.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Bewerber die Leistungsverzeichnisse immer noch in den Formaten auf Basis der individuellen Vorgaben der Vergabestelle ausfüllen bzw. ein entsprechendes Angebot erstellen müssen. Nutzt z.B. eine Vergabestelle ein Vergabemanagementsystem eines bestimmten Herstellers, der ein proprietäres Format für das Leistungsverzeichnis vorgibt, wird auch ein Bieter, der einen MPBC eines anderen Herstellers nutzt, parallel noch auf Werkzeuge des Vergabemanagement-Herstellers der Vergabestelle angewiesen sein. Benötigt werden damit nun wieder zwei „Tools“: eins – für die Abgabe des Angebots auf der Plattform und ein zweites – für die Bearbeitung des LV´s.

Diese Herausforderung ist allerdings auch den jeweiligen Arbeitsgruppen der XVergabe bekannt. An einer Standardisierung von Vordrucken bzw. einheitlichen Datenstrukturen wird bereits gearbeitet, später auch sicher an einheitlichen Strukturen für Leistungsverzeichnisse oder Fragenkataloge.

Eine weitere Herausforderung werden die unterschiedlichen Vorstellungen zu möglichen Abrechnungsmodellen darstellen bzw. die Frage, welche Leistungen von den Bietern zu zahlen sind. So kann es nach jetzigem Stand vorkommen, dass ein Unternehmen einen Bieterclient von einem Lösungsanbieter nutzt, der sich über kostenpflichtige Bekanntmachungen refinanziert und der Bewerber für die bloße Kenntnisnahme einer vollständigen Bekanntmachung bezahlen muss. Die gleiche Bekanntmachung ist auf der Vergabeplattform, auf der auch die Vergabe abgewickelt wird, für das Unternehmen kostenfrei.

Aktuell ist offen, wie rasch die XVergabe im breiten praktischen Einsatz ankommt. Die Frage des Erfolgs der XVergabe hängt sicher mit den Mehrwerten und der Qualität der Lösungen zusammen, die insb. den Unternehmen angeboten werden. Ob ein bloßes Bietertool zur Abgabe von Angeboten für die unterschiedlichen Vergabeplattformen genügt oder sich in diesem Bereich nicht auch „Angebotsmanagementsysteme“ für Bieter etablieren werden, die vergleichbar den Vergabemanagementsystemen sind, die Bieter umfassender unterstützen, bleibt eine spannende Frage.

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