JustitiaWie ist damit umzugehen, wenn ein Angebot zunächst formwidrig per E-Mail eingeht und dann später form- (und frist)gerecht über die vorgegebene Vergabeplattform? Bislang wurde oftmals vertreten, dass die Möglichkeit der Kenntnisnahme des Angebotsinhalts vor Angebotsöffnung des per E-Mail eingegangenen Angebotes einen Verstoß gegen den Geheimwettbewerb darstellt, so auch das OLG Karlsruhe (Beschl. v. 17.03.2017, 15 Verg 2 / 17) im Fall einer Vergabe nach Maßgabe der VOB/A. Ein solcher Fehler „infiziere“ gleichsam das formgerecht eingegangene Angebot, da auch dessen Inhalt durch die E-Mail bekannt sei. Insofern müssten beide ausgeschlossen werden.

Nunmehr hat das OLG Frankfurt a.M. entschieden, dass ein formgerechtes Angebot nicht allein deshalb vom Verfahren auszuschließen ist, weil es zuvor formwidrig per E-Mail an die Vergabestelle übermittelt worden war (Beschluss vom 18.02.2020, 11 Verg 7 / 19).

Der Sachverhalt

Im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens gab eine Bieterin zunächst ein Angebot per (einfacher, unverschlüsselter) E-Mail ab. Das eigentliche Angebot befand sich im Anhang zu der Mail. Später gab sie es erneut form- und fristgemäß – wie in den Ausschreibungsunterlagen gefordert – über die Vergabeplattform ab. Nach Angebotsöffnung wurde sie von der Vergabestelle darüber informiert, dass das per E-Mail eingegangene Angebot mangels Einhaltung der Formvorschriften auszuschließen sei. Auch das später über die Vergabeplattform eingereichte Angebot sei auszuschließen, da es von dem unverschlüsselten Angebot „infiziert“ werde. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDas Arbeiten im Homeoffice ist für viele Mitarbeiter von Vergabestellen angesichts der aktuellen Situation zum Alltag geworden und vieles spricht dafür, dass diese Situation – wenn auch eingeschränkt – noch anhält. Die zahlreichen positiven Rückmeldungen, dass gerade das Vergabemanagementsystem (VMS) diese neue Form des Arbeitens für viele Vergabestellen in diesen außergewöhnlichen Zeiten unterstützt hat, freut uns sehr.
Im Fokus der Weiterentwicklungen der letzten Wochen standen daher funktionale Aspekte, die u.a. das verteilte Arbeiten der Mitarbeiter von Vergabestellen besser unterstützen. Mit der nun freigegebenen Version 9.2 werden eine Reihe neuer Funktionen, Verbesserungen der Nutzeroberfläche, aber auch neue Schnittstellen im VMS-Connector bereitgestellt.

Die für die Arbeit im Homeoffice wichtigste neue Funktion, die Angebotsöffnung im 4-Augen-Login von verteilten Orten, wurde bereits in einer Zwischen-Version Ende März bereitgestellt.

Eine vollständige Release-Note mit allen wichtigen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen in unserem Service- & Support-Center.

Assistent zur Auswahl von Vergabeunterlagen

Mit Hilfe eines neuen Assistenten zur Auswahl der hinterlegten Standardunterlagen wurde der Gesamtüberblick über die ausgewählten Vergabeunterlagen weiter verbessert. Der wesentliche Inhalt des Reiters „Dokumente“ im Modul „Vergabeunterlagen“ zeigt nun die für das jeweilige Vergabeverfahren bereits ausgewählten Vergabeunterlagen. Die Unterstützung zur Auswahl aus den Vorlagen wurde in einen neuen Assistenten ausgegliedert. Hierzu gehören die Tabellen zur Auswahl generierbarer Standardunterlagen, herunterladbarer Standardunterlagen für die Nachbearbeitung außerhalb des VMS sowie die Auswahl von Dokumenten aus verknüpften Beschaffungsanträgen. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaManchen Praktikern aus Fachabteilungen sowie Vergabestellen ist die Konstellation bekannt: Die Fachabteilung hat ein bestimmtes Produkt im Auge und wäre da nicht das Vergaberecht mit seiner Forderung nach Produktneutralität, würde man es einfach beschaffen. So müssen erst die technischen Merkmale mühsam in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden, die nur dieses Produkt erfüllt. Die vorgeblich sachlich neutrale Leistungsbeschreibung enthält eine verdeckte Produktvorgabe. Das OLG München hat nun zur unzulässigen verdeckten Produktvorgabe Stellung bezogen.

Der Vergabesenat des OLG München hat in einem aktuellen Beschluss (26.03.2020, Verg 22 / 19) zur Abgrenzung der rechtskonformen Ausübung des Leistungsbestimmungsrechts und der unzulässigen verdeckten Produktvorgabe Stellung genommen, die für die Bewertung der eingangs beschriebenen Konstellation von Bedeutung ist.

Der Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb die Lieferung der Medienausstattung (u.a. interaktive Multi-Touch Whiteboards, Beamer und Bildschirme) für eine Schule im Offenen Verfahren aus. Einziges Zuschlagskriterium war der Preis. Die Leistungsbeschreibung enthielt detaillierte technische Vorgaben zu den verschiedenen Geräten, die teilweise aufgrund von Bieterfragen im Laufe des Vergabeverfahrens abgeändert wurden. Letztlich erfüllte nur ein Produkt der Fa. Pr. diese Vorgaben. Eine Bieterin gab ein Angebot ab und rügte im Ergebnis erfolglos das Leistungsverzeichnis und die darin enthaltenen technischen Vorgaben als verdeckte Produktvorgabe für die Whiteboards bzw. Tafeln. Nachdem der Rüge nicht abgeholfen wurde, stellte sie einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer.

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Foto Lupe auf FinanzdatenDer Ausfall von Auftragnehmern im laufenden Vergabeverfahren, während der Vertragsabwicklung sowie im Gewährleistungsfall stellt eine Gefahr für öffentliche Auftraggeber und das Erreichen des Beschaffungszwecks dar. Im Rahmen einer neuen Beitragsreihe sollen die Möglichkeiten der Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit im Sinne des § 122 Abs. 2 GWB vorgestellt und hierfür erforderliche Grundbegriffe und Fallkonstellationen erläutert werden.

Als Einstimmung in das Thema haben wir mit Philipp Böhme, Geschäftsführer der Creditreform Bochum und Vertreter einer der führenden Wirtschaftsauskunfteien in Deutschland, ein Interview geführt.

Öffentliche Aufträge sollen nach den Vorgaben des Vergaberechts an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben werden. Nach § 122 Abs. 2 GWB sind hierunter die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sowie die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Bieters zu verstehen.

Wie viele Fälle zeigen, in denen im laufenden Auftrag oder im Gewährleistungsfall das beauftragte Unternehmen ausfällt, hat es insbesondere das Kriterium der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit „in sich“. Um sich hiervon im Rahmen einer förmlichen Vergabe zu überzeugen, sieht etwa § 45 VgV vor, dass in der Regel Bankerklärungen, Jahresabschlüsse oder Erklärungen über den Umsatz (des Unternehmens insgesamt sowie ggf. auftragsbezogen) vom Bewerber verlangt werden dürfen. Den gesamten Artikel lesen…

Service-und Support cosinexMit den beiden Modulen Bedarfs- und Vertragsmanagement stehen insbesondere zum Vergabemanagementsystem (VMS) komplementäre Bausteine zur Verfügung, um die Prozesse rund um das öffentliche Auftragswesen ganzheitlich zu unterstützen. Zu beiden Modulen haben wir für Kunden und Nutzer unserer Lösungen im Service- und Support-Center neue Video-Tutorials zur Verfügung gestellt.

Die Video-Anleitungen adressieren Nutzer, die sich mit den grundlegenden Funktionalitäten der neuen Module vertraut machen wollen. Nutzern, die bereits an Schulungen oder Webinaren teilgenommen haben, aber nur selten mit den Modulen arbeiten, wird hierüber (in Ergänzung zur Kontaktaufnahme mit unserem Support-Team) eine weitere Möglichkeit angeboten, sich die Funktionalitäten des Systems in Erinnerung zu rufen.

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Logo cosinex AkademieIm Zuge der schrittweisen Lockerungen der durch das Coronavirus bedingten Beschränkungen finden auch in der cosinex Akademie bald wieder Präsenz-Veranstaltungen unter Berücksichtigung der gebotenen Hygiene- und Abstandsregelungen statt. Zudem wird an einem verstärkten Webinar- und E-Learning Angebot gearbeitet.

Ab Ende Mai finden unter Berücksichtigung entsprechender Maßnahmen wieder Fortbildungen in der cosinex Akademie statt. Trotz des Kleingruppenkonzeptes wurde die maximale Anzahl der Teilnehmer noch einmal halbiert. Neben mehr Platz bedeutet dies für die Teilnehmer unserer Schulungen auch, dass der Austausch mit unseren Referenten noch intensiver möglich ist und noch stärker auf individuelle Fragestellungen eingegangen werden kann.

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JustitiaWelche Vergabestelle kennt die Situation nicht? Das Verfahren zieht sich und die Angebote drohen aus der Bindefrist zu laufen. Ein probates Mittel ist, von den Bietern eine Verlängerung der Angebotsbindefrist einzufordern. Aber wie ist damit umzugehen, wenn ein Bieter diese Erklärung nicht abgibt und zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe die Bindefrist formal überschritten ist?

Der Vergabesenat des OLG Celle hat sich mit dieser Frage befasst und entschieden, dass der öffentliche Auftraggeber grundsätzlich nicht daran gehindert ist – und unter Geltung des öffentlichen Haushaltsrechts im Einzelfall sogar dazu gehalten sein kann – den Zuschlag auf ein Angebot nach Ablauf der Bindefrist zu erteilen (Beschluss vom 30.01.2020, 13 Verg 14 / 19).

Der Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb einen Auftrag über die Lieferung von Materialien und Logistik für den Breitbandausbau europaweit im offenen Verfahren aus. Nach den Leistungsverzeichnissen waren für die Lieferung Festpreise anzubieten, die Gültigkeit für die gesamte Laufzeit der Rahmenverträge bis zum Ende des Jahres 2022 haben.

Im Juli 2019 forderte die Vergabestelle über eine elektronische Vergabeplattform die Bieter auf, die Verlängerung der Bindefrist ihrer Angebote mittels eines beigefügten Vordrucks über die Plattform zu erklären.

Eine Bieterin reichte zwar verschiedene, ebenfalls geforderte Dokumente nach. Eine ausdrückliche Bestätigung der Verlängerung der Bindefrist gab sie aber nicht ab. Aus diesem Grund wurde ihr Angebot für bestimmte Lose von der Wertung ausgeschlossen. Den gesamten Artikel lesen…

Wappenzeichen HessenAm 14.04. haben das hessische Wirtschafts-, Innen- und Finanzministerium angekündigt, den hessischen Vergabeerlass zu ändern und § 14 a VOB/A nicht mehr anzuwenden. Grund ist auch hier die Corona-Pandemie bzw. der Versuch, persönliche Kontakte in Vergabeverfahren zu minimieren.

§ 14 a VOB/A sieht vor, dass, wenn schriftliche Angebote zugelassen sind, bei Ausschreibungen für die Öffnung und Verlesung (Eröffnung) der Angebote ein Eröffnungstermin abzuhalten ist, zu dem (nur) die Bieter und ihre Bevollmächtigten zugegen sein dürfen. Die Anwesenheit von Bietern in diesem Submissionstermin soll nun mit Verweis auf die Corona-Pandemie vorübergehend geändert werden.

Stattdessen soll auch bei schriftlichen Angeboten generell nach §14 VOB/A verfahren werden, d.h. die Öffnung der Angebote soll von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers gemeinsam an einem Termin (Öffnungstermin) unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt werden. Der Auftraggeber stellt den Bietern nach §14 VOB/A dann die im Rahmen der Angebotsöffnung erhaltenen Informationen Den gesamten Artikel lesen…

Geheimschutz in der E-VergabeBisweilen kann sich bei der Vergabe öffentlicher Aufträge die Notwendigkeit ergeben, auch Daten bzw. Dateien mit Bietern oder Bewerbern auszutauschen, die geheim zu halten sind und daher einen besonders hohen Schutz erfordern. Dies betrifft insbesondere Vergaben nach der Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (VSVgV), ist aber grundsätzlich nicht nur auf diese beschränkt.

Im Portal vergabe.NRW sind nun Hinweise zum Umgang mit Dokumenten aufgenommen worden, die als Verschlusssachen nur für den Dienstgebrauch (VS-NfD) eingestuft und bei Nutzung des Vergabeportals bzw. des Vergabemanagementsystems des Landes NRW zu beachten sind.

Laut diesen Hinweisen sind neben den bereits in den jeweiligen Modulen integrierten Verschlüsselungsfunktionen folgende Aspekte zu beachten:

  • Zur Verschlüsselung entsprechend eingestufter Unterlagen sind die gesonderten Tools, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hierfür freigegeben wurden, zu nutzen. Hierzu gehört das für die Landesverwaltung und Bieter kostenfrei nutzbare Programm Chiasmus sowie weitere vom BSI freigegebene Werkzeuge.
  • Zum Erhalt der kostenlosen Administrationslizenz zur vom BSI zugelassenen Kryptosoftware wendet sich die ausschreibende Behörde an das BSI. Den Bietern können dann im Bedarfsfall kostenfreie Basislizenzen zum Programm übermittelt werden.
  • Vor Weitergabe von Dokumenten mit der Einstufung VS-NfD sind Bieter von der ausschreibenden Behörde zu den Inhalten des VS-NfD-Merkblatts zur Verschlusssachenanweisung (VSA) NRW zu verpflichten.

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Angesichts der aktuellen Situation und im Interesse der Gesundheit unserer Teilnehmer haben wir uns unabhängig von bestehenden und gegebenenfalls noch kommenden Vorgaben zur Durchführung von Veranstaltungen dazu entschlossen, das für Juni 2020 geplante Vergabe-Symposium zu verschieben. Über 300 Anmeldungen bis Ende Februar haben uns gezeigt, dass wir mit den Themen, dem Veranstaltungsformat, aber sicher auch der Örtlichkeit Ihr Interesse gefunden haben. Hierüber freuen wir uns sehr.

Die Veranstaltung wird nunmehr am 01.06. und 02.06.2021 stattfinden. Alle Teilnehmer, die sich für das Symposium angemeldet haben, wurden bereits in der letzten Woche informiert und erhalten die Möglichkeit, ihre Tickets auf das kommende Jahr übertragen zu lassen. Im Fall einer Übertragung profitieren sie für die Veranstaltung im kommenden Jahr somit von Vorzugskonditionen ggü. den regulären Teilnahmegebühren. Den gesamten Artikel lesen…