Seit einigen Wochen läuft die Ausschreibung für die E-Akte des Bundes. 200.000 Arbeitsplätze sollen bis 2020 Zugang zur elektronischen Aktenführung erhalten. Vom Branchenverband Bitkom wird in der Ausschreibung ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Bundesverwaltung gesehen, die Einführung der E-Akte ist Teil des Projektes „IT-Konsolidierung Bund“.
Dabei existieren heute bereits eine Reihe von Fachverfahren auf allen Verwaltungsebenen, die elektronische Akten allerdings mit Fokus auf spezifische Aufgabenstellungen führen. Diese Fachverfahren intelligent in eine zentrale E-Akte zu integrieren und die Informationen dort verfügbar zu machen ist wohl für alle Einführungsprojekte einer E-Akte eine der bedeutendsten Herausforderungen.
Dieser Herausforderung haben wir uns für das Vergabemanagementsystem (VMS) bereits vor einigen Jahren gestellt und in unsere Lösung eine Schnittstelle auf Basis des internationalen CMIS-Standards integriert. E-Vergabeakten, die im VMS geführt wurden können so nach Abschluss des Verfahrens an ein Dokumentenmanagementsystem
übergeben werden. Die Schnittstelle kann für die bereits angebundenen Lösungen im Rahmen einer Ausprägung mit wenigen Klicks angepasst werden. Zwar variiert die Ausgestaltung der CMIS-Schnittstelle je nach eingesetzter DMS-Lösung, durch die Nutzung des CMIS-Standards wird es allerdings möglich, weitere Dokumentenmanagementsystem mit relativ geringem Aufwand anzubinden, wenn diese ebenfalls den CMIS-Standard unterstützen, ohne dass es der Neuentwicklung einer Schnittstelle bedarf.
E-Akte des Bundes setzt auf CMIS
Wie in den meisten größeren Ausschreibungen der letzten Jahre zum Thema E-Akte ist auch in der Leistungsbeschreibung des Bundes eine CMIS-Schnittstelle vorgesehen. Das VMS ist damit unabhängig davon, für welche Lösung sich der Bund entscheidet, heute schon bestens für eine spätere Anbindung gerüstet.
Weitere Hinweise des Bitkom e.V. zum Projekt
„Als neuer Basisdienst ist die E-Akte der entscheidende Impuls für die digitale Transformation der Bundesverwaltung von innen“, erklärt Felix Zimmermann, Bereichsleiter Public Sector beim Bitkom. „Auch Verwaltungsleistungen für Bürger und Unternehmen werden davon mittelbar profitieren. Dafür ist allerdings die weitere Ausstattung der Behörden in den Ländern und Kommunen mit der E-Akte erforderlich“, fordert Zimmermann.
Mit der Einführung der elektronischen Aktenführung sollen die Papierberge in Behörden der Vergangenheit angehören. Verwaltungsvorgänge laufen dann digital ab, was eine erhebliche Effizienzsteigerung und die uneingeschränkte Revisionssicherheit von Verwaltungsvorgängen bedeutet. Papiergebundene Bearbeitungs-, Transport- und Liegezeiten von Vorgängen sollen vollständig entfallen. Mit einem geschätzten Volumen von rund 66 Millionen Euro ist es die erste große Ausschreibung im Rahmen des Projekts. „Es hat lange gedauert, bis die E-Akte im Bund angestoßen wurde. Jetzt müssen ausnahmslos alle Behörden des Bundes ressortübergreifend damit ausgestattet werden“, erklärt Zimmermann. „Dabei ist die Einführung der E-Akte nicht primär ein IT-Projekt. Sie bietet die Chance, eines der größten Reorganisationsprojekte der bundesrepublikanischen Verwaltungsgeschichte zu werden“, sagt Zimmermann weiter.
