Vergabeentscheidung ohne „Rat“ – Brandenburg an der Havel reorganisiert Vergabestelle

Havel VergabestelleZentrale Vergabestellen liegen bei Kommunen nahezu aller Größenordnungen aus guten Gründen im Trend. Dabei stellt sich im Einzelfall immer wieder die Frage, welche Aufgaben von der zentralen Vergabestelle und welche Aufgaben weiterhin von den Fachbereichen im Rahmen des Vergabeprozesses übernommen werden sollen. In der Diskussion ist hierbei häufig auch die Frage, wie und insbesondere wann die Ausschüsse von Stadt- bzw. Kreisrat zu beteiligen sind. Ein aktueller Bericht über die jüngsten Reorganisationsansätze der Stadt Brandenburg an der Havel gibt interessante Einblicke.

Mit rund 71.000 Einwohnern ist die Stadt eine der vier Mittelzentren in Brandenburg und gemessen an der Fläche die größte kreisfreie Stadt des Landes. Im Jahr 2013 wurden Vergaben im Umfang von rund 22 Millionen Euro durchgeführt. 620 Vergaben fanden im Bereich der Bauleistungen statt, etwa 750 im Bereich der Liefer- und Dienstleistung. Über 100 Mitarbeiter der Stadtverwaltung waren und sind an den Ausschreibungen beteiligt. Etwa 13.000 Euro wendet die Kommune allein für Schulungsmaßnahmen der Mitarbeiter im Bereich der Vergabe auf.

Was bislang von den mehr als 100 Mitarbeitern erledigt wird, soll nun ein Team in der Zentralen Vergabestelle übernehmen. Dieses Team soll perspektivisch für die Durchführung aller Vergabeverfahren verantwortlich sein. Die Ermittlung des Bedarfs bis zur Erstellung der Leistungsbeschreibung bleibt dabei aber weiterhin in der Verantwortung der zuständigen Fachbereiche. In dieser Phase soll die Zentrale Vergabestelle den Beschaffungsstellen in der Verwaltung bereits beratend zur Seite stehen. Hiernach übernimmt die Zentrale Vergabestelle die Verantwortung und führt das Vergabeverfahren durch.

Zu den weiteren Aufgaben der Zentralen Vergabestelle gehören:

  • Beratung in Angelegenheiten der VOL / VOB / VOF
  • Steuerung eines verwaltungseinheitlichen Vergabewesens
  • Führen einer Firmen- und Bieterdatei
  • Erstellung und Pflege von Richtlinien, Standards, Geschäfts- und Dienstanweisungen
  • Erstellung und Vorlage eines jährlichen Vergabeberichtes
  • Zusammenstellung der Statistiken für EU und andere
  • Beantragung der erstattungsfähigen Kosten nach dem BbgVergG
  • Kontrollen nach dem BbgVergG.

Das Vergabeverfahren wird in personeller und organisatorischer Hinsicht von der späteren Auftragsabwicklung getrennt. Die Ausschreibungen sollen nach einem standardisierten Verfahrensablauf vorgenommen werden. Es soll sichergestellt werden, dass sämtliche Verfahrensschritte unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips durchgeführt werden.

Durch die Zentralisierung der Aufgaben wird erwartet, dass die bisher in den verschiedenen Bereichen mit Vergaben befassten Mitarbeiter/innen (gerade was das mit teilweise schwierigen Rechtsfragen verbundene Vergabeverfahren an sich betrifft) entlastet werden und sich anderen Aufgaben widmen können. Eine Kostenersparnis wird u.a. durch die Reduzierung von Schulungsmaßnahmen eintreten. Zudem können Synergieeffekte durch die Bündelung von Beschaffungsvorhaben erzielt werden.

Gremienbeteiligungen bei Vergaben

Mit der Einrichtung der Zentralen Vergabestelle einher geht die Umstellung des Verfahrens bei der Entscheidung über Beschaffungsvorhaben: Bislang ist der Hauptausschuss/Werksausschuss am Ende des Vergabeverfahrens, nach erfolgter Ausschreibung, Submission und Erstellung eines Vergabevorschlages, durch die Verwaltung beteiligt worden. An dieser Stelle soll nun eine Umstellung erfolgen. Damit nimmt die Verwaltung die Diskussion in den Fachausschüssen und Entscheidungsgremien (Hauptausschuss/Werksausschuss) auf, dass es als unbefriedigend empfunden wird, letztlich keine echte Entscheidungsmöglichkeit zu haben.

Nach vergaberechtlichen Bestimmungen muss der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Dieses wirtschaftlichste Angebot ist im Rahmen des Vergabeverfahrens von der Verwaltung in Anwendung der vergaberechtlichen Vorschriften bereits ermittelt worden und Gegenstand des Vergabevorschlages. Die Verwaltung wird den Hauptausschuss bzw. den Werksausschuss auch in Zukunft bei Beschaffungsvorhaben, die keine Geschäfte der laufenden Verwaltung sind, beteiligen.

Das Verfahren wird insofern abgeändert, als die Gremien vor Beginn des förmlichen Vergabeverfahrens miteinbezogen werden, um Entscheidungen zu treffen, die den Beschaffungsbedarf, wie er sich in einer Leistungsbeschreibung konkretisiert hat, betreffen. Die endgültige detaillierte Leistungsbeschreibung wird die Verwaltung unter Berücksichtigung der Gremienentscheidung erstellen müssen. Vor Beschlussfassung durch den Haupt-/Werksausschuss darf eine Ausschreibung nicht erfolgen. Die Entscheidung darüber, an wen der Zuschlag erteilt wird, trifft dann allerdings nicht mehr der Hauptausschuss/Werksausschuss, sondern die Verwaltung.

Dass die wesentlichen Ausschreibungen transparent über den Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg zu finden sind, ist seit Jahren selbstverständlich.

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Ein Gedanke zu “Vergabeentscheidung ohne „Rat“ – Brandenburg an der Havel reorganisiert Vergabestelle

  1. Eine vorbildliche Entscheidung der Stadt Brandenburg. Die Politik wird frühzeitig in das Vergabeverfahren einbezogen, zu einem Zeitpunkt, an dem eine politische Richtungsentscheidung noch möglich ist. Das Verwaltungsverfahren der Vergabe kann danach zügig abgewickelt werden. Rechtlich und sachlich eine gute Lösung!

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