Was kostet die E-Vergabe für Kommunen?

Was kostet die E-Vergabe für Kommunen?Was kostet die E-Vergabe für Kommunen? Muss zukünftig auch ein Vergabemanagementsystem eingesetzt werden? Kann die E-Vergabe nicht einfach über Downloads auf der eigenen Homepage und per E-Mail erledigt werden?

Diese und eine Reihe weiterer Fragen haben wir in den letzten Monaten von Interessenten insbesondere aus dem kommunalen Umfeld immer häufiger gestellt bekommen. Mit der Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien stehen auch die über 11.000 Kommunen in Deutschland vor einer pflichtigen Durchführung ihrer Ausschreibungen auf elektronischem Wege. Auch wenn im ersten Schritt „nur“ die EU-weiten Vergabeverfahren betroffen sind, werden vergleichbare Regelungen für die Unterschwellenvergaben sicher nicht allzu lange auf sich warten lassen. Viele Praxisbeispiele aus dem Kommunalbereich zeigen zudem, dass „man“ die E-Vergabe zukünftig nicht nur machen muss, sondern auch sollte, weil sie erhebliche, unmittelbare wirtschaftliche Vorteile (für Vergabestellen wie für Unternehmen) bietet.

Unser Team Produktberatung hat aus vielen Gesprächen der letzten Monate mit zahlreichen Vertretern kommunaler Vergabestellen die häufigsten Fragen und unsere Empfehlungen für Sie zusammengestellt:

E-Vergabeplattform oder (auch) Vergabemanagementsystem?

Während E-Vergabeplattformen bzw. Vergabemarktplätze insb. die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bewerber ermöglichen, unterstützen ergänzende Vergabemanagementsysteme die internen „Workflows“ der Vergabestelle und helfen dabei, die Ausschreibung zu dokumentieren (E-Vergabeakte). Im Optimalfall steht neben der ausgewählten E-Vergabeplattform / dem Vergabemarktplatz (VMP) auch ein komplementäres (aber optionales) Vergabemanagementsystem (VMS) als Modul zur Verfügung, wobei beide sowohl getrennt, d.h. sukzessive, aber auch gemeinsam eingeführt und genutzt werden können – je nach individuellem Bedarf der jeweiligen Vergabestelle.

Unser Hinweis: Während die Kommunikation bei Vergabeverfahren zukünftig elektronisch erfolgen muss (Vergabemarktplatz / E-Vergabeplattform), ist dies bei der internen Dokumentation (Vergabemanagementsystem) jedenfalls nicht pflichtig vorgesehen.

Ob von Beginn an neben einem Vergabemarktplatz auch ein Vergabemanagementsystem genutzt oder – ggf. in einer späteren Ausbaustufe für einzelne oder alle Fachbereiche und Vergabestellen einer Kommune – ergänzt werden soll, hängt von den individuellen Anforderungen und Prozessen der jeweiligen Kommune ab. Zusammengefasst lässt sich sagen: Vergabemarktplatz – muss, Vergabemanagementsystem – kann (und ist häufig auch im ersten Schritt schon wirtschaftlich).

Gerade für größere Kommunen lohnt hierbei eine differenzierte Betrachtung: So ist es bei unseren Lösungen möglich, dass alle Vergabestellen einer Kommune eine Vergabeplattform innerhalb eines sog. Mandanten nutzen, aber nur einzelne Vergabestellen (z.B. der VOL-Bereich oder ein Bereich Immobilienmanagement) auch ein Vergabemanagementsystem einsetzen. Die stufenweise Einführung kann also sogar innerhalb einer Kommune gestaffelt erfolgen.

Braucht man für die E-Vergabe eine E-Vergabeplattform?

Häufig werden wir gefragt, ob die Vergabeunterlagen nicht einfach als Download auf der eigenen Homepage bereitgestellt werden können und die weitere Kommunikation per E-Mail erfolgen kann, der Einsatz einer E-Vergabeplattform also im ersten Schritt verzichtbar ist.

Von dieser „Form“ der E-Vergabe ist aus unterschiedlichen Gründen abzuraten: Zum einen bietet die eigene Homepage im Regelfall nicht die Möglichkeiten, die für eine revisionssichere Dokumentation der einzelnen Vorgänge (Veröffentlichungszeitpunkt, Änderung von Fristen etc.) erforderlich sind, zum anderen müssen dann Bekanntmachungen immer noch gesondert bzw. redundant bei SIMAP & Co. für die Veröffentlichung im Amtsblatt S erfasst werden.

Vor allem ist aber die E-Mail für eine rechtssichere Kommunikation bei Vergabeverfahren ein kaum bis gar nicht geeignetes Werkzeug (vgl. auch die Entscheidung der Vergabekammer des Bundes). Spätestens die Entgegennahme elektronischer Angebote ohne Nutzung einer qualifizierten E-Vergabeplattform dürfte an den Anforderungen des Anhangs IV der EU-Richtlinie (2014/18 EG) scheitern, die die Mindestanforderungen im Hinblick auf Integrität, Vertraulichkeit und Dokumentation beschreibt (in diesem Sinne auch § 10 VgV-E des aktuellen Referentenentwurfes vom 09.11.2015).

Eigene Lizenz oder Software as a Service?

Eine häufig gestellt Frage betrifft zudem die Form des Betriebsmodells. Soll eine „eigene“ E-Vergabeplattform betrieben werden oder soll die Nutzung einer E-Vergabeplattform bzw. eines Vergabemarktplatzes als Cloud-Dienst oder Software as a Service erfolgen?

Diese Frage lässt sich angesichts der Heterogenität der Kommunen sowohl im Hinblick auf die verschiedenen Größenklassen nach Einwohnern, die individuellen internen Prozesse und Anforderungen sowie die verschiedenen eingesetzten Drittsysteme kaum pauschal beantworten, zumal es eine Reihe von „Zwischenformen“ gibt (vgl. auch unser Whitepaper zu E-Vergabeplattformen und diesen Link).

Für den Großteil der Kommunen lässt sich nach unseren Erfahrungen aber die klare Empfehlung geben, dass im ersten Schritt die Nutzung einer E-Vergabeplattformen als „Software as a Service“ oder Cloud-Dienst wirtschaftlicher ist. Neben dem Funktionsumfang (Schnittstelle zum Amt für Veröffentlichungen u.v.m.) sollte natürlich bei der Auswahl der Lösung den Aspekten des Datenschutzes sowie der Datensicherheit die gebotene Aufmerksamkeit gewidmet werden.

Bei komplementärem Einsatz eines Vergabemanagementsystems sollte dieses im Hinblick auf den Betrieb gesondert betrachtet werden. So sollten modulare Systeme auch verteilte Betriebsszenarien erlauben. Eine Reihe unserer Kunden nutzen die bestehenden E-Vergabeplattformen als SaaS-Lösung, betreiben jedoch das Vergabemanagementsystem selbst oder setzen hierfür auf ihren kommunalen IT-Dienstleister. Aber auch hier kann ein schrittweises Vorgehen sinnvoll sein. Für die Einführung eines VMS setzen einige Kommunen auf unsere Cloud-Editionen, um nach einer erfolgreichen Einführung und vor einem Roll-out dann in den Eigenbetrieb zu wechseln.

Was kostet die E-Vergabe für Kommunen?

Auch wenn es auf diese Frage keine pauschale Antwort, so lassen sich zumindest doch Eckpunkte angeben: Ausgehend vom Regelfall, also der Nutzung eines Vergabemarktplatz bzw. einer E-Vergabeplattform als SaaS-Dienst, haben wir für Sie einige Nutzungsmöglichkeiten zusammengestellt. Nicht berücksichtigt wurde die komplementäre Nutzung eines VMS.

Alle folgenden Angaben beziehen sich auf eine monatliche „Flatrate“ für die jeweilige Kommune, d.h. ohne (!) Beschränkung der Anzahl abgewickelter Ausschreibungen, da wir von einigen Kommunen die Rückmeldung erhalten haben, dass eine transaktionsbasierte Abrechnung u.a. keine valide Kostenkontrolle bzw. Haushaltsplanung ermöglicht. So ist z.B. nicht immer absehbar ist, wie viele Ausschreibungen im kommenden Jahr (elektronisch) durchgeführt werden sollen.

Deutschlandweites Angebot für Kommunen

Das Deutsche Vergabeportal (kurz DTVP) bietet eine integrierte Lösung für Öffentliche Auftraggeber. Bereits ab 49,- € je Monat und Vergabestelle können Auftraggeber mit bis zu drei Nutzern die Lösung nutzen. Vergabestellen mit bis zu 15 Nutzern zahlen 149,- € pro Monat für die „Flatrate“. Für Vergabestellen mit mehr als 15 Nutzern werden individuelle Angebote vorgehalten.

Angeboten wird DTVP durch ein Joint Venture des Bundesanzeiger Verlags und der cosinex.

Sonderfall E-Vergabe in Brandenburg

Die Situation in Brandenburg ist aus kommunaler Sicht sicher die erfreulichste in Deutschland. Das Land bietet den Kommunen die kostenfreie Mitnutzung des Vergabemarktplatzes des Landes Brandenburg an. Einen Beitrag zum Stand der Nutzung und eine Presseerklärung des Landes finden Sie hier.

Der sichere Betrieb der Lösung erfolgt durch den zentralen IT-Dienstleister des Landes (ZIT-BB). Der ZIT-BB bietet zudem regelmäßig Schulungen an. Die Schulungstermine für 2015 finden Sie unter diesem Link.

E-Vergabe für Kommunen in Nordrhein-Westfalen

In Nordrhein-Westfalen besteht die Möglichkeit, die drei regionalen E-Vergabeplattformen (Rheinland, Metropole Ruhr und Westfalen) zu nutzen. Anbieter und Ansprechpartner für die Kommunen ist d-NRW. Für den Aufwand zum Betrieb sowie für Pflege und Verfahrensbetreuung wird eine Umlage erhoben, die nach der jeweiligen Größenklasse der Kommune gestaffelt ist und für mittelgroße Kommunen (50 bis 99 T Einwohner) bei monatlich 125,- € liegt. Die Nutzungspauschale ist unabhängig ist von der Anzahl der Nutzer je Kommune. Auch hier gibt es keine Einschränkung bei der Anzahl elektronisch abgewickelter Vergabeverfahren.

Der sichere Betrieb erfolgt ausschließlich in der „kommunalen Familie“ bei öffentlichen IT-Dienstleistern. Informationen zu den Nutzungsmöglichkeiten finden Sie auf der Homepage von d-NRW.

… und Rheinland-Pfalz

Nachdem sich auch die Landesverwaltung in Rheinland-Pfalz für die Nutzung der E-Vergabe auf Grundlage des cosinex Vergabemarktplatz (sowie des) Vergabemanagementsystems entschieden hat, wird auf der gleichen technischen Basis durch das Deutsche Vergabeportal (DTVP) auch eine kommunale Vergabeplattform für rheinland-pfälzische Auftraggeber unter http://rlp.vergabekommunal.de angeboten. Die Kosten für die Nutzung sind abhängig von der Anzahl der Nutzer und entsprechen den Nutzungsgebühren des Deutschen Vergabeportals.

E-Vergabe in der Praxis angekommen

Insbesondere der Aufwand für die Nutzung einer E-Vergabeplattform, aber auch die vielen Kommunen, die die angebotenen Lösungen – zum Teil bereits seit Jahren – erfolgreich im Einsatz haben, zeigen, dass marktgängige Lösungen vorhanden sind, die auch schulungsfrei genutzt werden können und deren Kosten eine unmittelbare Wirtschaftlichkeit der Lösung häufig bereits von Beginn an ermöglichen. Über 1.500 Vergabe- und Beschaffungsstellen setzen heute bereits Lösungen auf Basis der cosinex Technologie ein.

Weitere Fragen!?

Ein Beitrag zu so grundsätzlichen Fragen kann naturgemäß nur eine erste Orientierungshilfe aus unserer Sicht geben. Weitere allgemeine Fragen zu den oben aufgeworfenen Punkten können Sie gerne als Kommentar zu diesem Beitrag beifügen.

Sollten Sie konkrete Fragen zu den Anforderungen Ihrer Kommune oder Organisation haben, stehen Ihnen die Vertriebs- und Produktberatungs-Teams des Deutschen Vergabeportals sowie der cosinex darüber hinaus gerne auch persönlich zur Verfügung.

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