Elektronische Übermittlung von EU-Bekanntmachungen

Amt für VeröffentlichungenWie in einem Gast-Beitrag in diesem Blog zu den neuen EU-Richtlinien und der anstehenden Vergaberechtsreform im Hinblick auf die E-Vergabe bereits vorgestellt, müssen sich Vergabestellen darauf einstellen, dass Bekanntmachungen EU-weiter Vergabeverfahren zukünftig nur noch elektronisch an das Amt für Veröffentlichungen der EU bzw. dessen Datenbanken übermittelt werden können. Konkret bedeutet dies, dass Bekanntmachungen entweder von OJS eSender-zertifizierten Vergabeplattformen übermittelt werden müssen oder händisch bei SIMAP durch die Vergabestelle zu erfassen sind.

Da die unterschiedlichen Begriffe und Informationswege immer wieder zu Nachfragen bei Kunden und Interessenten führen, möchte ich mit diesem Beitrag einen Überblick über den Umgang mit EU-weiten Bekanntmachungen und deren Übermittlung geben.

Amt für Veröffentlichungen der EU

Das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union ist das „Verlagshaus“ der Institutionen und Einrichtungen der Europäischen Union. Ihm obliegt die Veröffentlichung des Amtsblatt der EU bestehend aus den Reihen L (Rechtsvorschriften) sowie C (Mitteilungen und Bekanntmachungen“) und schließlich dem sog. Supplement (Reihe S „Bekanntmachungen öffentlicher Aufträge“).

Seit vielen Jahren ist dieses Amtsblatt S, also das Supplement, nur noch in elektronischer Form verfügbar, sei es als Online-Datenbank unter dem Namen TED (Tenders Electronic Daily) oder auf DVD, die in Deutschland über den Bundesanzeiger Verlag bezogen werden kann.

Die übergeordnete Plattform zum Öffentlichen Auftragswesen ist SIMAP. Bei SIMAP handelt es sich um eine der zentralen Informationsseiten der EU zum Öffentlichen Auftragswesen.

Überblick EU-Bekanntmachungen

Während TED die Informationsplattform zu laufenden Vergabeverfahren und Veröffentlichungen insbesondere in Richtung der Wirtschaft darstellt, bietet die EU neben der aktuell noch zugelassenen klassischen Übermittlung per Fax, E-Mail oder (Brief-)Post aktuell zwei Wege der Übertragung in elektronischer Form: Entweder als sog. (OJS) eSender oder über die händische Erfassung der vollständigen Bekanntmachung über die Online-Formulare unter eNotices.

Wege zur Übermittlung von Bekanntmachungen EU-weiter Vergabeverfahren

Folgende Wege zur Übermittlung von Bekanntmachungen (von Vorinformationen über Bekanntmachungen oder Korrekturen bis hin zu vergebenen Aufträgen) sind aktuell möglich:

1) Nicht elektronische Übermittlung

Aktuell sind noch die Übermittlungen der Bekanntmachungen auf den nicht-elektronischen Wegen wie Fax oder Post zugelassen.

Beachtenswert hierbei ist, dass die Übersendung einer Bekanntmachung als PDF oder Word-Datei via E-Mail nicht unter die elektronische Übermittlung im Sinne der EU zu subsumieren ist. Dementsprechend bestehen auch heute bei einer solchen Übermittlung (PDF/Word-Datei, die als E-Mail-Anhang – ggf. auch von einer Vergabeplattform – versendet wird) nicht die Möglichkeiten, Fristen entsprechend den Vorgaben der Vergabe- und Vertragsordnungen zu verkürzen. Der Grund hierfür liegt darin, dass eine Veröffentlichung binnen fünf statt zwölf Werktagen im Amtsblatt S nur sichergestellt werden kann, wenn die Daten in strukturierter Weise (XML) übermittelt oder über Webformulare direkt in die Datenbank der EU eingegeben werden (vgl. z.B. VOL/A § 15 EG Abs. 3).

Mit der Umsetzung der Richtlinien werden diese Informationswege nicht mehr möglich sein. Vielmehr dürfen Bekanntmachungen ab diesem Zeitpunkt und ohne weitere Übergangsfrist nur noch elektronisch, d.h. in strukturierter Form an die EU übermittelt werden.

2) Elektronische Übermittlung

Die aktuell bestehenden und zukünftig wohl ausschließlichen Wege zur elektronischen Übermittlung der Bekanntmachungen in elektronischer Form an das Amt für Veröffentlichungen sollen im Folgenden detailliert dargestellt werden:

Var. 1 OJS eSender

Die sicher komfortabelste Variante ist die Übermittlung der Bekanntmachungen als sog. OJS eSender.

OJS eSender sind Vergabeplattformen oder Softwarelösungen von Vergabestellen, die für eine strukturierte Erfassung von Bekanntmachungen sorgen und diese Daten der Bekanntmachung als XML-Daten an die EU übersenden. Solche Softwarelösungen müssen vor Inbetriebnahme in einem komplexen mehrstufigen Verfahren durch die EU zertifiziert werden. Ein OJS eSender zertifiziert sich dabei für eine bestimmte Anzahl der angebotenen EU-Standardformulare. Bei Einsatz solcher Lösungen werden für die Installationen der Software und zum Teil sogar der nutzenden Vergabestellen eindeutige OJS eSender Nummern als Kennung vergeben, mit denen sich die Vergabeplattformen beim Senden der Bekanntmachung ggü. der EU „ausweisen“.

Wesentliche Vorteile der OJS eSender-Variante besteht darin, dass die in der Vergabeplattform bereits strukturiert erfassten Informationen auch für das weitere Vergabeverfahren sowie weitere Datenausgaben genutzt werden können. Hierzu gehören z.B. die Ausgabe der Bekanntmachung als PDF oder die Übermittlung an weitere Submissionsanzeiger und Veröffentlichungsplattformen bzw. Verlage.

Var. 2 Online-Formulare über eNotices

Die Verwendung der elektronischen Formulare über eNotices wird von der EU selbst u.a. nur denjenigen öffentlichen Auftraggebern empfohlen, die lediglich eine geringe Anzahl von Bekanntmachungen jährlich veröffentlichen müssen.

Hierfür muss ein Zugang zu eNotices durch die Vergabestelle beantragt werden. Hiernach können die Bekanntmachungen in Webformularen erfasst werden. Die so erfassten Daten stehen aber nur internbzw. für die Veröffentlichung in TED bzw. SIMAP zur Verfügung.

Unser Praxis-Tipp für Vergabestellen

Der Einsatz zertifizierter E-Vergabeplattformen kann heute bereits das komplette Handling der Veröffentlichung von Bekanntmachungen übernehmen: Von der Generierung der Bekanntmachungsformulare, der Übermittlung an die EU oder bund.de und weitere Veröffentlichungsplattformen bzw. Submissionsverlage bis hin zur automatischen Anzeige auf der eigenen Homepage. Einen Überblick über die Möglichkeiten am Beispiel des cosinex Vergabemarktplatz finden Sie in einem Blog-Beitrag aus Dezember 2013.

Hinweis für Nutzer eines cosinex Vergabemarktplatz sowie des Deutschen Vergabeportals

Logo Vergabemarktplatz

Die Lösungen der cosinex GmbH sind seit vielen Jahren OJS eSender zertifiziert. Erst vor kurzem wurde die Zertifizierung aktualisiert und um weitere Veröffentlichungstypen erweitert.

Die Einrichtung und Verwaltung der OJS eSender-Schnittstelle für einen Mandanten (meist identisch mit der Vergabestelle) erfolgt durch die zuständige Verfahrensbetreuung für die jeweilige Installation. Diese vergibt die entsprechenden OJS eSender-Logins für die Mandanten, die im Administrationsbereich für die jeweilige Installation eingetragen werden. Diese getrennten Logins erlauben eine direkte Zuordnung der „eSender“ zu den z.B. übermittelten Bekanntmachungen (etwa im Fall technischer Rückfragen oder Änderungen aufgrund bestimmter Schnittstellenszenarien, etc.). Da die Anforderungen und Standards an bzw. für die Schnittstelle der EU laufend weiterentwickelt werden, ist auch eine Verwaltung der jeweiligen Mandanten und OJS eSender-Kennungen erforderlich.

Ob die OJS eSender-Schnittstelle für Ihren Mandanten aktiviert ist, können entsprechend berechtigte Nutzer der Installation des jeweiligen Vergabemarktplatz im Bereich „Verwaltung“ und hier unter dem Menüpunkt „Mandant“ einsehen. Wenn die Schnittstelle aktiviert wurde, wird das dem Mandanten zugewiesene eSender-Login angezeigt.

Für Rückfragen zur Einrichtung der OJS eSender-Schnittstelle steht Ihnen unser Support-Team unter den bekannten Kontaktdaten gerne zur Verfügung.

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